Sistem Informasi Akuntansi, James A. Hall
Rangkuman BAB 8
Sistem Buku Besar Umum, Pelaporan Keuangan, dan Pelaporan Manajemen
I. Skema Pengkodean Data
Sistem tanpa Kode
Perusahaan-perusahaan
memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip
dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atributatribut
umum ini merupakan basis untuk pengkiasifikasian akun-akun dan transaksi
seperti itu. Misalnya, suatu file piutang dagang perusahaan dapat berisi
akun-akun untuk beberapa pelanggan yang berbeda dengan nama sama dan alamat
serupa. Untuk memroses transaksi dengan akurat dengan akun-akun yang benar,
perusahaan harus mampu membedakan antara akun satu dengan yang lain.
Pekerjaan ini menjadi sangat sulit ketika jumlah atribut dan item-item yang
mirip bertambah banyak.
Sistem dengan Kode
Masalah-masalah ini dipecahkan, atau
setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap
item dalam akun persediaan dan pemasok. Mari asumsikan bahwa item persediaan
dalam contoh sebelumnya diberi kode numerik 896, dan pemasok tersebut dalam
akun UD diberi kode nomor 321. Versi kode untuk ayat jurnal sebelumnya dapat
sangat disederhanakan:
Akun Dr
Cr
896
1000
321
1000
Hal ini tidak berarti bahwa informasi
rinci tentang persediaan dan pemasok tidak penting bagi organisasi. Tentu saja
perlu! Fakta-fakta ini akan disimpan dalam file referensi dan digunakan untuk
tujuan-tujuan seperti persiapan daftar suku cadang, katalog, tagihan bahan
baku, dan informasi surat menyurat. Namun, memasukkan perincian ini akan
mengacaukan pemrosesan transaksi dan terbukti disfungsional.
Skema Pengodean Numerik dan
Alfabetik
Kode Berurutan
Sesuai dengan namanya, kode
berurutan mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau
menaik). Keunggulan : Pengodean berurutan mendukung rekonsiliasi batch, seperti
pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Kelemahan : Pengodean tidak membawa
informasi di luar tata urutan dokumen.
Kode Blok
Kode Blok (Block Code) numeric merupakan
variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi sebagian dari kelemahan yang
disebutkan di atas. Keunggulan : Pengodean blok memungkinkan penyisipan kode
baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur
kode. Kelemahan : sama dengan kode berurutan, kandungan informasi dari kode
blok tidak langsung keliahatan.
Kode Grup
Kode Grup (Grup Code) numeric digunakan
untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atu
lebih data yang saling berkaitan. Keunggulan : memfasilitasi perwakilan
sejumlah besar data yang berbeda, memungkinkan struktur data disajikan dalam
bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat, memungkinkan
analisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada
item-item dari kelas berbeda. Kelemahan : kelemahan utama dari pengodean grup
adalah pada keberhasilannya sebagai alat klasifikasi.
Kode Alfabetik
Kode Alfabetik (Alphabetic Code)
dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numeric. Karakter
alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan atau dapat digunakan dalam teknik
pengodean blok atau grup.
Kode Mnemonik
Kode Mnemonik (Mnemonic Codes)
adalah karakter alfabetik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang
bermakna. Keunggulan : skema kode mnemonic membuat pengguna tidak perlu
mengingat artinya. Kelemahan : walaupun kode mnemonic berguna untuk mewakili
kelas-kelas item, kemampuannya terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu
kelas.
II.
Sistem
Buku Besar Umum (General Ledger System)
Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat
dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi
ini mengalir ke dalam GLS dan menjadi sumber input untuk sistem pelaporan
manajemen (MRS) dan FRS. Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS datang dari
subsistem siklus transaksi. Namun, perhatikan bahwa informasi itu juga mengalir
dari FRS sebagai umpan balik ke GLS. Lainnya, peristiwa-peristiwa yang lebih
jarang terjadi, seperti transaksi stok, merger, dan penyelesaian tuntutan
hukum, yang mungkin tidak memiliki siklus pemrosesan formal, dimasukkan ke GLS
secara langsung.
III.
Sistem Pelaporan Keuangan
Tanggung jawab untuk memberikan informasi ke pihak
eksternal ditetapkan oleh standar hukum dan profesional. Kewajiban pelaporan
ini dipenuhi melalui komponen FRS dari GL/ FRS.
Proses
Akuntansi Keuangan
Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih awal
tahun fiskal yang baru, hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan
kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan
langkah-langkah berikut :
1.
Mencatat
transaksi
2.
Mencatat
di jurnal khusus
3.
Memposkan
ke buku besar pembantu
4.
Memposkan
ke buku besar umum
5.
Menyiapkan
neraca percobaan sebelum penyesuaian
6.
Melakukan
jurnal penyesuaian
7.
Menjurnal
dan memposkan ayat jurnal penyesuaian
8.
Menyiapkan
neraca percobaan yang telah disesuaikan
9.
Menyiapkan
laporan keuangan
10. Menjurnal dan memposkan ayat jurnal
penutup
11. Menyiapkan neraca percobaan
pasca-penutupan
Proses akunatansi keuangan yang diusebutkan diatas memiliki
tiga tahap yang berbeda, yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu
atau lebih subsistem informasi :
Tahap
1 – prosedur harian
Tahap
2 – prosedur akhir periode
Tahap
3 – prosedur pelaporan keuangan
Mengendalikan
GL/ FRS
Aktivitas-aktivitas
GL/ FRS secara
eklusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang
juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran kontrol terhadap GL/FRS
berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial
dalam sistem ini terdiri atas:
1. Jejak audit
yang defektif
2. Akses yang
tidak terotorisasi ke buku besar umum
3. Akun buku besar
umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu
4. Saldo buku
besar umum yang salah karena voucer jurnal yang salah atau tidak terotorisasi
Jika tidak dikontrol, eksposur-eksposur
ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam
pernyataannya dan sehingga menyesatkan para pemakai. Konsekuensi potensialnya
adalah penuntutan secara hukum (litigation), kerugian keuangan yang signifikan
bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.
Isu Pengendalian GL/ FRS
Studi kita
tentang pengendalian GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan dalam SAS
78, yang tentunya sekarang sudah dipahami, seperti:
1. Otorisasi transaksi
2. Pemisahan Tugas
3. Pengendalian akses
4. Catatan akuntansi
5. Verifikasi independen
GL/
FRS Berbasis Komputer
Perusahaan
yang menggunakan buku besar umum hanya untuk pelaporan keuangan akan menemukan
bahwa sistem batch, yang menggunakan file berurutan, memenuhi kebutuhannya dan
menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem ini dioperasikan secara
sederhana, dan pengendalian akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan. Akan
tetapi, ketika buku besar digunakan untuk mendukung tugas yang lebih luas dalam
organisasi, sistem yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses
langsung mungki diperlukan.
IV.
Sistem Pelaporan Manajemen
Implikasi pengendalian untuk MRSsekarang ini telah diakui
secara resmi dalam SAS 78, yang mengharuskan manajemen untuk menyediakan sarana
formal untuk memantau fungsi pengendalian internal. Hal ini dapat dicapai
melalui pemisahan prosedur audit atau dengan aktivitas pengawasan yang
berkelanjutan.
Faktor
yang memengaruhi MRS
Merancang
sistem pelaporan yang efektif memerlukan pemahaman akan apa yang dilakukan oleh
para manajer dan jenis-jenis masalah yang dihadapinya. Faktor-faktor yang mempengaruhi
kebutuhan informasi manajemen, antara lain :
1.
Proses Pengambilan Keputusan
2.
Prinsip- prinsip Mnajemen
3.
Fungsi, tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen
4.
Struktur Masalah
5.
Jenis-jenis Laporan Manajemen
6.
Akuntansi Pertanggungjawaban
7.
Pertimbangan Perilaku
Tidak ada komentar:
Posting Komentar